Неожидан отправить копию письма себе на почту. Старая почта. Вы забыли про вложение
Если вы не получаете слишком много электронных писем, значит, вы не проводите бессонные ночи, пытаясь придумать способ справиться с таким огромным количеством информации на вашем маленьком телефоне. Если вы получаете много электронных писем, вот несколько советов.
Проблема спама
Программа Mail полнофункциональная программа электронной почты в масштабе телефона. Однако в сравнении с программой электронной почты стационарного компьютера она несколько ограничена. Вы не можете отправлять файлы в виде вложений, устанавливать правила электронной почты и фильтровать спам.
Спам или рассылка рекламы, сейчас составляет более 80% электронных отправлений, и эта проблема со временем только усугубляется. И дело даже не в занимаемом месте на диске. Современные твердотельные накопители предоставляют пользователям значительные объемы дисковой памяти при цене чуть более 1$ за гигабайт пространства. Больше можно узнать прочитав обзор OCZ Octane , где анализируются цены на дисковые объемы. Дело в том, что спам генерирует невероятное количество ненужного трафика.
Как же защитить от спама ваш iPhone?
Предлагаемое здесь решения проблемы займет 15 минут, но конечный результат того стоит.
Допустим, ваш постоянный электронный адрес iphone@com.
Заведите на Gmail. Это можно сделать на сайте www.gmail.com.
Идея состоит в том, что все электронные письма, которые приходят на ваш адрес iphone@com, отправляются на ваш ящик Gmail, а вы настраиваете iPhone на проверку вашего ящика Gmail, а не основного ящика.
Почему? Потому что Gmail использует отличные фильтры от спама. Они очистят вашу почту от всего ненужного до того, как она поступит на ваш iPhone.
К сожалению, простая пересылка вашей почты на ящик Google не сработает. Если это сделать, тогда обратный адрес каждого письма, которое поступит на ваш iPhone, будет iphone@com. Когда вы нажмете Reply на iPhone, ответ будет адресован не отправителю, а вам! Однако мозговитые сотрудники компании Google предусмотрели и эту проблему.
Войдите в систему Gmail. Выберите Settings - Accounts - Add another mail account (Добавить новый электронный ящик) и заполните настройки электронной почты для вашего основного электронного адреса. Активируйте функцию Leave a copy of retrieved message on the server (Оставлять копию полученного письма на сервере). То есть вы только что скачали Gmail не получать электронную почту с вашего основного адреса. Адрес от правителя останется нетронутым!
При завершении процесса установки Gmail, вы увидите следующее сообщение: You can now retrieve mail from this account. Would you also like to be able to send mail as [email protected]? (Теперь вы можете получать электронную почту с этого ящика. Вы хотели бы отправлять письма с адресом iphone@com в строке отправителя?)
Если вы выберете Yes, I want to be able to send mail as (Да, я хотел бы отправлять письма с адресом (ваш настоящий электронный адрес]), ваш телефон не только будет получать отфильтрованную почту с вашей основной учетной записи, но и при ответе ваш основной адрес (а не адрес Gmail) будет обратным.
К сожалению, эта функция на момент написания статьи не работает. Пока что исходящие сообщения, отправленные таким образом, будут помечены адресом Gmail. Но после того, как в Google исправят эту функцию, Gmail станет удобным и полностью автоматическим фильтром спама для вашего телефона, вмешательство которого в процесс практически незаметно. (Вы всегда сможете изменить учетную запись отправляемого сообщения). А пока, по крайней мере, вся почта, отправляемая на ваш основной адрес, будет поступать на ваш телефон в отфильтрованном виде.
В качестве дополнительного бонуса, теперь, зайдя на сайт Gmail.com вы сможете проверять почту, поступившую на ваш адрес iphone@com, с любого компьютера, в котором есть веб-браузер.
В следующий раз с самого начала не допускайте, чтобы ваш электронный адрес попал в руки спамеров. Используйте один адрес для публичного общения в Интернете, например, в чатах и интернет-магазинах для регистрации на веб-сайтах, регистрации программного обеспечения и размещения новостей. Спамеры используют автоматические программные устройства которые рыскают по этим страницам и записывают электронные адреса, которые находят. Создайте отдельный электронный ящик для личного общения и никогда не размещайте этот электронный адрес на какой-либо веб-странице.
В разделе «Если» вы задаете параметры, по которым будут фильтроваться письма.
Объект письма, который проверяется фильтром.
Условие, которое проверяется фильтром.
Содержание, которое проверяет фильтром.
Шаг 1. Задаем объект проверки
В первую очередь нужно выбрать тот элемент письма, который будет проверяться фильтром. Вы можете выбрать один из объектов:
- Поле «От» : проверяется отправитель
- Поле «Кому» : проверяются все получатели
- Поле «Тема»: проверяется тема письма
- Поле «Копии»: проверяются все получатели копии письма
- Поле «Переадресовано от»: проверяется первый отправитель, если письмо вам переслали
- Поле «Переадресовано для»: проверяется, кому пересылали письмо
- Размер, КБ: проверяется размер письма в килобайтах
Чтобы задать другой объект письма для проверки, нажмите на текущую надпись.
Шаг 2. Выбираем условие проверки
«Содержит»: фильтр будет проверять, чтобы заданный на первом шагу объект проверки содержал значение, которое вы укажете на третьем шагу.
«Не содержит»: наоборот — фильтр проверит, чтобы объект из шага 1 не содержал значение, которое вы укажите в шаге 3.
Чтобы выбрать другое условие проверки, нажмите на надпись с текущим — оно изменится.
Шаг 3. Указываем содержание для проверки
В этом поле вы указываете содержание, которое фильтр будет искать в объекте, указанном на первом шаге. Вы можете ввести любое слово, число, отрывок текста и так далее. Чтобы указать сразу несколько критериев, используйте символ |. Чтобы распознавал не только целые слова, но и часть используйте * (например, если вы укажете в поле счет* через фильтр пройдут в том числе письма содержащие слов счета ).
Шаг 4. Добавляем еще одно условие
Нажмите кнопку «Добавить условие», если хотите добавить другие критерии проверки.
Если у вас два и больше условия проверки, под кнопкой «Добавить условие» появится надпись «Применять фильтр, если выполнено одно из условий».
Нажмите на нее. Фраза изменится на «Применять фильтр, если выполнены все условия». В этом случае будут фильтроваться только письма, которые содержат все указанные критерии.
Выберите нужное условие и переходите к следующему шагу.
Действие («То»)
В разделе «То» вы указываете, что будет происходить с письмами, которые проходят фильтр.
Шаг 5. Выбираем: перемещать в папку или удалять навсегда
В первую очередь необходимо выбрать, что делать с отфильтрованным письмами: перемещать в папку или удалять навсегда. Для этого установите переключатель напротив одной из надписей ( или ).
Если вы выбрали «Поместить письмо в папку», нажмите надпись «Входящие». Раскроется список папок в вашем ящике. Выберите папку, куда перемещать отфильтрованные письма, или создайте новую, нажав «Создать папку».
Также вы можете указать, чтобы отфильтрованные письма помечались прочитанным или флажком. Для этого поставьте галочку напротив нужных надписей.
Шаг 6. Выбираем дополнительные действия для отфильтрованного письма
Основное действие для письма вы уже выбрали, теперь можно выбрать дополнительное. Для этого нажмите надпись «Все действия».
Доступны такие дополнительные действия:
«Переслать копию сообщения/уведомление на адрес»
Установите галочку напротив этого пункта, чтобы переслать на указанный адрес копию сообщения или уведомление. Чтобы выбрать тип письма, нажмите на надпись «копию сообщения», она поменяется на «уведомление».
В поле введите адрес, куда будет приходить копия сообщения или уведомление.
«Отвечать автоматически»
Выберите автоматический ответ на письмо, прошедшее через фильтр. Нажмите «Сообщением», чтобы указать собственный текст. Нажмите «Нет такого адресата», чтобы отправитель получал такой ответ.
Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например, такие: «Пойдем на обед?». Иногда - , с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени - мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно пустяковые, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут здорово навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником.
Этого можно избежать, просто нужно быть собранным и знать про кое-какие подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Внимательно прочитайте и запомните, что сперва нужно сделать небольшую паузу, проверить, все ли в порядке, а уже потом нажимать на кнопку «Отправить».
Вы набираете не тот адрес
Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу или подружке, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры - макеты сайтов не тому клиенту и т.д. Но когда это происходит с нами - кажется, земля уходит из под ног.
К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция . Включите ее и укажите большой временной интервал - так, знаете ли, спокойнее.
Вы забыли про вложение
Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:
Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:
Договор об оказании услуг
Гифку с котиком
Вы не думаете об оформлении
Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите.
Вы не указываете тему письма
Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, если вы подзабыли - стоит перечитать.
Вы не сохраняете черновики
Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе - тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».
Вы ведете себя невежливо
Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:
Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые.
Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.
Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю - можно обойтись без традиционного «С уважением».
Вы не вычитываете текст
Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса - зайдите на Грамоту.ру . Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный.
И кстати: если вы боитесь случайно отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя.
Вы не ставите нужных людей в копию письма
Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо. Поле «Кому» - это основной получатель. Поле «Сс» - человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе. Поле «Bcc» - это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят.
Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь - добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий.
Вы не подписываетесь
Вы написали «С уважением, Маша» и думаете, что все в порядке, а получатель письма сидит и ломает голову, что это за Маша. Из типографии? А может, иллюстратор? Чтобы не заставлять его теряться в догадках - настройте подпись, и она будет автоматически добавляться в конец каждого вашего сообщения. Обязательно укажите имя, фамилию, название компании, должность и контактную информацию, например, скайп или номер телефона. Можете добавить адрес - это хоть и реклама, но ненавязчивая.
Вы выбираете неподходящее время
Писать письма по ночам - не самая лучшая идея. Причина первая: вы наверняка ужасно устали за день, не очень хорошо соображаете и рискуете совершить все указанные ошибки. Причина вторая: лавина утренней почты похоронит под собой ваше полуночное письмо, и в ближайшее время адресат его точно не увидит. И третья: судя по всему, вам больше нечего делать, раз вы пишете деловые письма в три часа ночи.
Наш совет: если не случилось ничего Важного и Срочного, отправляйте сообщения с понедельника по пятницу и в рабочее время, как все нормальные люди.
Нужно для вашего бизнеса? Создайте его сами на Wix - это просто и бесплатно!
FinExecutive Russia сайт 2020-01-14
8 лайфхаков: как эффективно работать с электронной почтой
С помощью электронной почты мы ежедневно решаем массу рабочих вопросов. Но вместе с этим, много людей, в прямом смысле слова, попадают в зависимость от своего почтового ящика. Если вы считаете, что он отнимает у вас слишком много времени и от этого даже страдает продуктивность работы, прислушайтесь к нашим советам.
Казалось бы правила работы с электронной почтой известны всем. Но даже это не всегда помогает использовать своё время рационально. Поток входящих сообщений, переизбыток непроверенной почты, недостаток времени, чтобы качественно обработать электронную корреспонденцию и желание всегда оставаться в глазах своих деловых партнёров обязательным и надёжным нередко вызывает стресс.
Знакомая ситуация? В таком случае, наши лайфхаки помогут вам найти выход из сложной ситуации и тем самым повысить продуктивность работы.
- Сделайте проверку почтового ящика частью своего рабочего расписания. Возьмите за правило не мониторить входящие сообщения, а обрабатывать их 2 раза в день. Ведь обработка почты это такая же работа, как и любая другая, внесённая в ваш рабочий график. Прежде чем воспользоваться этим лайфхаком, проанализируйте поток входящих сообщений, чтобы понять, в какие 2 часа вы получаете наибольшее количество писем. Запишите эти два промежутка времени в свой ежедневник и используйте их для того, чтобы читать корреспонденцию и отвечать на полученные послания.
- Сведите к минимуму всё, что напоминает вам о существовании электронной почты. Если специфика вашей работы позволяет это сделать, закройте (а не просто сверните) программу, отключите функцию всплывающих уведомлений о получении нового письма и уберите иконку с рабочего стола. Сделайте всё, чтобы оградить себя от каких-либо дополнительных напоминаний о вашем почтовом ящике.
- Очистите папку «Входящие». Как только вы сведете к минимуму количество непрочитанных сообщений, вы поймёте, насколько легче обрабатывать новые письма, когда вам не надо отыскивать их в потоке разношерстной информации. Вы сможете быстрее обрабатывать входящую корреспонденцию, если:
- Будете оставлять в папке «Входящие» только непрочитанные сообщения;
- Для каждого проекта или категории писем создадите отдельные папки. Эта методика поможет вам быстро находить нужную информацию;
- Начнёте применять ярлыки и маркировку входящих сообщений цветом. Так для визуального восприятия сортировка писем станет более заметной;
- Детально изучите функционал почтового аккаунта, чтобы более эффективно управлять его работой;
- Заблокируете доставку писем от нежелательных пользователей;
- Раз и навсегда отпишетесь от ненужных email -рассылок. На первый взгляд это кажется хлопотным занятием, но если вы не хотите и дальше получать кипы бесполезной информации, вам придётся пересмотреть все свои подписки;
- Будете использовать фильтры, чтобы сортировать письма, полученные из оставшихся рассылок;
- Пометите звёздочкой те сообщения, которые очень важны или нуждаются в подготовке развёрнутого ответа.
Порой возникает необходимость пересылать все письма, которые приходят на одну из ваших электронных почт, на другую почту, в автоматическом режиме. Чтобы было понятнее, вот пример. У вас есть почта на Яндекс и на Google (Gmail). Почтой GMail вы пользуетесь постоянно, это ваша основная почта, а Яндекс время от времени. Так вот, чтобы не заходить периодически на вашу почту Яндекс, вы можете сделать так, чтобы письма оттуда пересылались на GMail автоматически и тогда вам вообще не придётся заходить в аккаунт Яндекса для очередной проверки новых писем.
В этой статье я покажу, как настроить пересылку писем с одной почты на другую на примере разных почтовых сервисов.
Всё это одинаково работает во всех почтовых сервисах, отличие лишь в их интерфейсах, т.е. соответствующие настройки располагаются по-разному.
Ранее, в серии статей мной был рассмотрен ещё один способ получения писем на нужную почту с других почт. Он заключается в том, что вы не настраиваете автоматическую пересылку писем, о которой я сегодня расскажу, а подключаете в настройках нужный почтовый ящик (функция называетс «Сбор почты»), например, по протоколу POP3 и оттуда начинается постоянный сбор новых писем. Способ схож, но в некоторых случаях настроить его получается сложнее, чем обычную пересылку.
Если интересен способ именно сбора почты, то об этом рассказано в соответствующих статьях: сбор в GMail , в Яндекс , в Mail.ru
Ниже я подробно покажу, как настроить пересылку писем с почты Яндекс. А затем кратко затрону ещё 2 почтовых сервиса (GMail и Mail.ru), на которых всё выполняется аналогично, с отличием лишь в интерфейсе.
Настройка пересылки писем с Яндекс на любую другую почту
Перейдите в настройки почты и выберите “Правила обработки писем” .
Нажмите “Создать правило”.
Теперь нашей задачей будет создать правило, по которому почтовый сервис будет определять, что все письма нужно передавать на другой адрес, который вы укажете.
Если вы хотите, чтобы пересылались ещё и те письма, которые отмечаются как “Спам”, то на Яндекс придётся создать 2 отдельных правила.
Создание 1-го обязательного правила. Пересылка всех писем кроме спама
В настройках правила удалите условие “Если”, которое будет добавлено изначально, нажав на крестик рядом с ним. Потому что условий для выборки каких-то определённых писем нам задавать не нужно. Ведь пересылать будем всё, что приходит на почту во «Входящие».
Вверху , где настраивается, для каких писем применять создаваемое правило должно быть выбрано “ко всем письмам, кроме спама” и “с вложениями и без вложений”.
Ниже поставьте галочку “Переслать по адресу” и укажите ту вашу почту, на которую хотите пересылать все письма с текущей открытой почты. Также включите опцию “Сохранить копию при пересылке”.
Нажмите кнопку “Создать правило”.
Яндекс запросит от вас ввод пароля. Ведите свой пароль от текущей почты и нажмите “Подтвердить”.
Правило будет создано, но вы увидите надпись “Ждём подтверждения адреса” рядом с ним.
Теперь вам нужно перейти в ту почту, которую вы указали для пересылки писем и подтвердить пересылку туда. Это делается в почтовых сервисах для того, чтобы вы не смогли пересылать письма на какие попало адреса, к которым не имеете доступа.
В той почте найдите письмо от “Яндекс.Почта”, откройте его и перейдите оттуда по ссылке.
Нажмите “Подтвердить пересылку”.
Готово! Теперь все письма, которые попадают на вашей второй почте (Яндекс) в папку “Входящие” будут автоматически пересылаться на вашу основную почту, которую вы указали в правиле.
Обратите внимание! Согласно созданному выше правилу, письма из папки “Спам” пересылаться не будут! Потому что в правиле указано “ко всем письмам, кроме спама”, а сразу включить в правило и “Спам” не получится, потому что пересылка для спамовых писем не работает и вы бы получили ошибку “Для писем из папки “Спам” пересылка писем с помощью фильтра невозможна”.
Но можно сделать, чтобы спам тоже пересылался. Для этого нужно создать ещё одно правило, которое будет перекладывать автоматически весь спам в папку “Входящие”. Поэтому, если вам нужно пересылать и спам тоже, то смотрите ниже информацию о создании 2-го правила.
Иногда в спам попадают нужные письма, поэтому если совсем не планируете заходить и проверять вторую вашу почту, рассчитывая только на автоматическую пересылку писем оттуда, то я рекомендую обязательно настроить пересылку спамовых писем в том числе!
Создание 2-го правила. Если нужно пересылать “Спам”
Создаём ещё одно правило.
Здесь нам нужно указать, что все письма, которые отмечаются сервисом как “Спам” должны перекладываться во входящие.
Для этого вверху, где “Применять” выберите “только к спаму” и “с вложениями и без вложений”.
Удалите условие “Если” , оно по-прежнему нам здесь не нужно.
Отметьте пункт “Положить в папку” и выберите “Входящие”.
Нажмите “Создать правило” .
Правило готово!
После всех проделанных манипуляций, все письма, которые приходят к вам на вторую почту (где настраивали пересылку) будут обрабатываться согласно созданным правилам. То есть, если на почту пришло письмо, которое сервис определил как спам, то это письмо автоматически будет помещено во входящие, согласно созданному правилу №2 (если вы решили его настроить). А всё что находится в папке “Входящие”, в свою очередь, будет уже пересылаться на указанную вами почту, согласно правилу №1.
Настройка пересылки на примере почты Mail.ru
Перейдите в настройки почты и выберите раздел “Правила фильтрации”.
Выберите “Добавить пересылку”.
Укажите, на какой адрес пересылать письма и нажмите “Сохранить”.
Подтвердите своё действие, введя пароль от своей почты Mail.ru.
Перейдите на ту почту, куда будете пересылать письма, найдите там письмо от Mail.ru и кликните по ссылке из письма (это нужно чтобы подтвердить пересылку).
В следующем окне нажмите “Подтвердить” и появится сообщение, что пересылка подтверждена.
На почте Mail.ru вернитесь в раздел “Правила фильтрации” и включите пересылку:
Если нужно пересылать и письма, помеченные как “Спам”, то нужно создать такое же правило, как в примере с почтой Яндекс. В разделе “Правила фильтрации” добавьте новое правило, где укажите вот такие настройки.
