Как создать архив в организации? Для чего нужен архив

Интервью: Елена Кондрашина

В структуре самых разных организаций, в том числе церковных объединений, существуют архивные отделы и управления. Зачем нужны архивы государству - понятно, а вот зачем они нужны церкви - это вызывает вопросы. Так зачем же церквям нужны подразделения, которые занимаются архивами?

Для ответа на вопрос «зачем» сперва нужно определиться с тем, чем же занимаются историко-архивны е отделы и подобные им подразделения. У них есть две основные функции - сохранение документов в архивных фондах, а также проведение исследовательски х проектов и программ. Вне зависимости от того, является ли организация государственной или не является таковой, обе эти функции будут возложены на ее соответствующее подразделение. Вторая - исследовательска я - в современных реалиях, к сожалению, реализуется далеко не всегда, что не отменяет ее и нисколько не уменьшает ее значения.

Действительно, в государстве существует довольно много организаций и их подразделений, которые исполняют названные функции, однако сколь велики они бы ни были - охватить всю полноту истории сегодняшнего дня они не смогут. Государственные архивные службы собирают лишь минимальный объем данных, большинство из которых связано со взаимодействиями организаций и частных лиц с государством, в то время как все прочее не становится предметом постоянного хранения. В результате когда мы смотрим на историю через материалы государственных архивов - мы можем увидеть довольно многое, но все это будет лишь незначительной частью от того, что можно было бы сохранить. Но тут на помощь приходят частные собрания документов, которые значительно расширяют для исследователей прежде недоступные аспекты истории.

Но почему нельзя делать это централизовано? Зачем создавать так много подразделений в разных организациях? Неужели нельзя просто договориться о том, чтобы в государственных архивах хранилось больше документов?

Да, вполне можно увеличить объемы документов, которые отправляют в архивы на длительное хранение. Однако это не отменит необходимости существования специальных подразделений. Во-первых, эти документы нужно собирать, а во-вторых, определение того, что может представлять интерес в будущем - с этой задачей лучше всего может справиться только сама организация, историю которой ей хочется сохранить. И, наконец, в-третьих, наличие дополнительных полок в архивных хранилищах еще не является гарантом того, что сложенные на них документы найдут своего читателя в лице исследователя-ис торика.

Тут стоит обратить особое внимание на вторую функцию - исследовательску ю. Чтобы провести какое-либо исследование - сперва нужно поставить исследовательски е вопросы. И если мы говорим о церковной истории - служителям и работникам церковных объединений сделать это проще всего, потому как они наиболее приближены к повседневной церковной практике и в силу своей близости могут определить какие темы будут актуальными и востребованными. Так, например, сотрудникам Историко-архивно го отдела РОСХВЕ намного проще поставить актуальные для протестантского сообщества вопросы, чем кому бы то ни было еще из числа тех, кто не является протестантами. Безусловно, для качественной постановки именно исследовательско го вопроса требуется профессиональное образование, но в большинстве случаев, к счастью, сотрудники историко-архивны х отделов обладают таковым.

А зачем нужно специальное образование для тех кто собирается работать в архивах? На исторических факультетах весьма долго изучают историю Древнего мира, Средних веков, Нового времени и лишь после всего этого переходят к Новейшей истории. Да и в ней самой студентам исторических факультетов рассказывают множество того, что не имеет никакого отношения к работе в архивах. Не столкнется ли тот, кто хочет работать с архивами и для этого решит получать историческое образование, с тем что по окончании учебы ему придется «забыть все чему учили»?

Подобная практика - призывы забыть все подряд - действительно является весьма распространенной. Однако это происходит далеко не всегда, потому как все сильно зависит от образовательной программы. Если, например, говорить о бакалаврских программах, то там от студента очного отделения потребуется 3 или 4 года интенсивного обучения, значительной частью которого будут являться дисциплины для общекультурного развития. Нужны ли они в таком количестве как их включают в российские программы - вопрос открытый. Первая ступень высшего образования во многом подвластна болезни, пришедшей к ней из средних школ, связанной с иллюзорным идеалом в виде «объятия необъятного» за максимально долгий срок. Если мы посмотрим на более развитые системы образования - там этого нет.

Однако на уровне второй ступени все значительно лучше. Обучение в очной магистратуре всего 1-2 года, а в заочной - 2-3 года. Так как времени не слишком много - создателям программ удается избавить их от избыточных дисциплин и сконцентрировать внимание на основном содержании профессиональной деятельности. А если же это негосударственны й университет - там все может быть еще лучше, потому как при разработке программ можно более точно учитывать интересы отдельных студентов, а также профессиональной отрасли в целом. Так, например, в магистратуре Евроазиатской богословской семинарии обучение занимает 2 года, основное время в рамках которых студенты посвящают реальным исследовательски м проектам, тематика которых связана как с их личными интересами, так и с заказами грантовых фондов и церковных объединений. В результате выпускники получают не только степень Master of Arts in Church History или Master of Arts in Social Research, но и реальные результаты собственных проектов, среди которых могут быть и те что связаны с работой в архивах.

А в чем заключается польза от исследовательски х проектов? Какие плоды они могут принести для церквей?

Хороший исследовательски й проект может помочь решить как минимум две важные задачи - помочь ответить на какой-либо актуальный вопрос из повседневной практики или же из сферы стратегического планирования, а также привнести в академическую среду новые ценные данные. Для руководителей подобных проектов важно удерживать обе перспективы - и прикладную, и академическую. От удержания первой зависит и то, принесет ли проект реальную пользу, и то, удастся ли сформировать приемлемую экономику проекта. Исследование ради исследования, писание «в стол» чего бы то ни было - это не имеет никакого отношения ни к серьезной науке, ни к тому что могло бы быть полезным для церквей. Хорошее исследование должно иметь хорошо продуманные прикладные компоненты! Ну а вторая перспектива должна помочь ученому оставаться ученым. Первый и основной мотив ученого - это поиск истины. Все прочее тоже важно, но если этого нет - человек может быть прекрасным кем угодно, но точно не ученым.

В качестве позитивного примера хочу привести проект «Подвижники земли русской»*. Его руководителям удалось консолидировать усилия самых разных специалистов в сфере социальных исследований и направить их на изучение российской церковной истории XX века. Важную роль в этом сыграл Историко-архивны й отдел РОСХВЕ - крупнейшего протестантского объединения в русскоязычном мире. Проект повлиял как на то, что для читательской аудитории стало возможным ознакомиться с артефактами из того времени, но и на то что в историческую науку были внесены значительные массивы данных, позволяющие ставить новые исследовательски е вопросы. Как известно, далеко не каждый исследователь может позволить себе командировки в архивы тех городов, в которых он не живет или не работает. А вот публикация источников и создание баз данных - подобные инструменты помогают решить подобную проблему.

Но если этот проект поставил перед собой такие задачи и выполнил их - нужны ли другие проекты? И должны ли церковные общины включаться в подобную работу? А если да - то каким образом?

Ни один пусть даже самый хороший проект не сможет собрать сразу все артефакты, ответить на все вопросы, решить все проблемы. Да, появление хороших проектов, в том числе названного, способствует тому что история становится более доступной и понятной всем нам. Однако труд по ее изучению никогда не должен прекращаться.

Как я уже говорил, архивы нужно и собирать, и исследовать. С первым может справиться практически каждая община. Я понимаю, что желание делать что-то новое, постоянно творить историю - может быть намного более сильным, чем готовность сохранять документы и собирать свидетельства, однако если служители церковных общин хотят чтобы их труд не исчез в пустоту - им следует придерживаться принципа: «любишь творить историю - люби и записывать ее». Собрать по-настоящему масштабную историю церкви можно только если в этом деле участвуют все общины. Да, большинство общин в России имеют относительно небольшую историю, даже те кто собираются в зданиях с вековой историей. Однако события нынешних дней уже скоро сами станут историей - так не стоит же делать ее невидимой для потомков!

Ну а серьезные исторические исследования - это, безусловно, прерогатива профессиональных ученых. И тут церкви могут помочь им основном в виде поддержки в получении ими качественного образования, а также в виде грантов и заказов на исследования. К счастью, постепенно все больше церквей присоединяется к этому служению.

*Cоциально значимый проект «Подвижники земли русской», реализуемый на средства государственной поддержки, выделенной в качестве гранта в соответствии с распоряжением Президента Российской Федерации от 25.07.2014 г.года № 243-рп.

Вы живем, и в нашей жизни постоянно происходят изменения: рождаются наши дети, умирают близкие нам люди, меняется работа и место жительства, мы строим новые дома и сажаем на своих участках деревья. Все это в современном мире фиксируется на бумаге. Не все документы человек может сохранить в течение длительного времени. И здесь на помощь приходят архивы. В учреждение «Зональный государственный архив в г. Мозыре» ежегодно поступают запросы и заявления от физических и юридических лиц по вопросу наведения справок, подтверждающих трудовой стаж и размер заработной платы, имущественные и наследственные права граждан, проживание в населенных пунктах, состав семьи, пребывание в детских домах и многим другим вопросам, связанным с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Какие же документы хранятся в архиве, по каким вопросам и куда необходимо обращаться, чтобы получить интересующий ответ? Об этом рассказывает заведующий отделом информации и ис¬пользования документов зонального госархива Е.В. Домашкевич:
«На хранении в зональном госархиве г. Мозыря находятся докумен¬ты семи районов бывшей Полесской области: Мозырского, Калинковичского, Ельского, Наровлянского, Петриковского, Лельчицкого и Житковичского, а также документы за довоенный период бывших Комаринского, Василевичского, Туровского и Домановичского рай¬онов, начиная с 1917 года.
Документы учреждений и организаций по личному составу (приказы, распоряжения, лицевые счета, ведомости по зарплате, личные де¬ла работников и др.) хранятся 75 лет. Поэтому запросы и заявления о наведении справок о работе, учебе и т.д. необходимо направлять в пер¬вую очередь в соответствующую организацию. При ликвидации организации необходимо искать правопреемника или обращаться в вышестоящее учреждение, и только при отсутствии там необходимых доку¬ментов вы приходите в государственный архив.
Если Вам необходимо навести справку о дате, месте рождения, бракосочетания, смерти, обратитесь в органы записи актов гражданского состояния по месту рождения. При отсутствии таких данных в отделах ЗАГСа граждане, которые родились в сельской местности, могут обратиться в сельские Советы по месту рождения, где найдут все необходимые сведения в похозяйственных книгах (частично похозяйственные книги сельских Советов, начиная с 1944 г., находятся на хранении в госархиве г. Мозыря). При отсутствии похозяйственных книг или записей в них необходимо обратиться в областной архив ЗАГСа (ул. Крестьянская, 20, 246050, г. Гомель), где находятся архив¬ные записи за довоенные и послевоенные годы.
Сведения о выделении жилых помещений, приватизации, обмене квартир, выделении земельных участков под строительство жилых до¬мов, гаражей и мн. др. находятся в документах городских, районных и сельских исполнительных комитетов, хранящихся в Мозырском госар¬хиве.
Договоры купли-продажи, дарения, нотариально заверенные завещания граждан, свидетельства о праве наследования имущества за 1949-1952 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранят¬ся в нотариальной конторе Наровлянского района.
Гражданские и уголовные дела, определения и приговоры по ним Народного суда Наровлянского района за 1944-1960 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранятся в суде Наров¬лянского района.
Чтобы получить сведения о погибших, пропавших без вести военнослужащих Советской армии в годы ВОВ и после нее, сделайте запрос в центральный архив Министерства обороны Российской Федера¬ции (ул. Кирова, 74, 142100, г. Подольск, Московская область).
О службе и работе в воинских частях на территории Беларуси об¬ращайтесь в центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь (ул. Кулешова, 1а, 220118, г. Минск).
Сведения об участии в ликвидации последствий на Чернобыльской АЭС можно получить в Департаменте по ликвидации последствий катастрофы на Черно¬быльской АЭС Министерства по ЧС РБ (пр-т Победителей, д. 23, корп. 1, 220004, г. Минск).
Сведения об участии в партизанском движении в годы ВОВ на территории Беларуси можно найти в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Независимости, 116, 220114, г. Минск) и учреждении «Государственный архив обще¬ственных объединений Гомельской области» (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель).
Чтобы узнать сведения о нахождении в фашистских концлагерях и на принудительных работах в годы ВОВ, необходимо направить запрос в государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Не¬зависимости, 116, 220114, г. Минск), или в учреждение «Государст¬венный архив Гомельской области» (8-й переулок Ильича, 26-а, 246042, г. Гомель). В документах зонального госархива г. Мозыря име¬ются списки граждан, расстрелянных, повешенных и замученных немецко-фашистскими захватчиками, а также насильственно угнанных в Германию.
На хранении в госархиве г. Мозыря имеются документы, подтверждающие факты репрессий в 1920-1932 гг. Для получения сведений о ссылке, высылке, направлении на спецпоселение вследствие раскулачи¬вания, реабилитации лиц, подвергнутых в административном порядке к принудительному труду в условиях ограничения свободы, обращайтесь в УКГБ РБ (пр. Скорины, 17, 220623, г. Минск,) в УКГБ Гомельской об¬ласти (ул. Билецкого, 1, 246701, г. Гомель), в информационно-аналитические управления МВД (УВД облисполкомов).
О нахождении и воспитании в детских домах есть сведения в управлении образования Гомельского облисполкома (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель) или в районных отделах обра¬зования. В архивных документах г. Мозыря имеются частичные списки воспитанников детских домов Полесского региона за 1944-1961 гг.
Исторические сведения до 1917 года можно найти в государственных учреждениях: «Национальный исторический архив Белару¬си» (ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск), государственное учреж¬дение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» (пл. Тизенгауза, 2, 230023, г. Гродно).
В учреждении «Зональный государственный архив в г. Мозыре» запросы о подтверждении трудового стажа и заработной плате, о пребывании в детских домах, насильственном угоне в Германию в годы ВОВ и ряд других исполняются бесплатно (оплачиваются только услуги за оформление заявления и печатание справки). Все остальные катего¬рии справок биографического и имущественного характера исполняют¬ся на платной основе. Стоимость такой справки составляет 17 240 руб¬лей.
Если Вам нужна справка, подтверждающая Ваши права и закон¬ные интересы, на помощь придут сотрудники архива, помогут в розыске документов и дадут необходимые рекомендации.При личном обращении в архив гражданам необходимо при себе иметь документ, удостоверяющий личность. В своем заявлении, направленном в адрес архива, гражданам необходимо указать фамилию, имя, отчество, на кого запрашивается справка (женщинам - указать добрачную фамилию), год рождения, название учреждения или организа¬ции, в которой работали, период работы и должность или другие сведе¬ния, необходимые для наведения справки, а также адрес проживания. Для подтверждения сведений о трудовом стаже и заработной плате необходимо наличие ксерокопии трудовой книжки. Госархив принимает заявления граждан и по телефону.
Обращайтесь к нам, и мы сделаем все в пределах наших возможностей.
Наш адрес: ул. Октябрьская, 2, г. Мозырь. Учреждение «Зональ¬ный государственный архив в г. Мозыре», тел. 8-02351-7-75-96 (отдел информации и использования документов)».
Елена МИХАЙЛОВА
Теги .

1 Июнь, 2008 В 2008 году клиенты ОСГ вместе с нами празднуют 10 лет успешной работы. ОСГ – первая компания, которая инвестировала в открытие самого большого в Восточной Европе Хранилища, весной 2008 года.

А.В. Пшенко
К.и.н., доцент,
Заведующий кафедрой Документоведения и ДОУ
Государственного университета управления,
член Гильдии управляющих документацией

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на различные сроки хранение в зависимости от проведенной оценки их информационной ценности. Хранение документов в течение длительных сроков с ограничением доступа к ним и максимальным исключение их порчи или несанкционированного изъятия и называется, как правило, архивным хранением. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного исследователя вопроса.

ПРОШЛОЕ : Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят в России к X веку, появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями документов и книгами в ней не проведено.(1)

С появлением системы государственных учреждений - приказов, значительно усовершенствовалась и система ведомственного хранения документов, их учета и использования. К XVI веку, крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, т.к. генеральные (единовременные) описания стали проводиться только после освобождения Москвы от интервентов в 1614-1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле, как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, так, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности, но никаких нормативов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно.

Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив организации.

Положения о ведомственных архивах были развиты в 44 главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым документы текущего делопроизводства отделялись от архивных документов, создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, вводилась и должность специалиста-архивариуса.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, но только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, он получил штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя - асессора П.Курбатова - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирование сети архивов, принимающих на постоянное государственное хранение имеющие научное историческое значение документы юридических и физических лиц.

В течение XVIII -XIX веков росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись. Уделялось внимание и вопросам обеспечения сохранности документов, так указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости», архивохранилища было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., был категорически запрещен.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета е.и.в. Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором были даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить». Таким образом, было начало экспертизы ценности дел и документов. В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5-20 лет), кратковременное (1-3 года).

С середины XIX века ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Следствием такой политики в области архивного дела явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX веков, потерявших практическую ценность. Документы за более ранние периоды собирались в исторические архивы, также подчиненные различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки.

Предложения по созданию единой государственной системы архивного дела была поддержана правительством только в XX веке. 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся архивистами проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ); одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления архивным делом в республике был создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

В течении длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ - дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В 1930 г. было заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Оформление единого Государственного архивного фонда СССР было завершено в марте 1941г., была унифицирована и сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. В последующий период процесс создания новых государственных архивов и реорганизации их структуры продолжился.(2)

Таким образом, была создана разветвленная сеть архивных органов и государственных архивов, хранящих документальные памятники Архивного Фонда страны и жестко подконтрольная им практически всеобъемлющая система учрежденческих архивов и архивчиков, обязанных хранить за свой счет документы, не включенные в Архивный Фонд, но требующие временного или постоянного сохранения.

НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ : Законом об Архивном деле 2004 г.(3) в работу с документами прочно вошло понятие о владельцах архивных документов как о государственных органах, органах местного самоуправления либо юридических или физических лицах, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом (или договором). Вместе с тем, статьей 17 данного Закона установлено, что «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов..».

Практически решение этого вопроса возможно в трех вариантах и владелец документов, естественно, не входящих в понятие памятников истории и культуры, вправе в настоящее время выбрать один из них:

Наиболее традиционный, это создание собственных архивохранилищ документов оснащенных соответствующим оборудованием и укомплектованных необходимым штатом сотрудников;

Создание «вскладчину» с другими владельцами единого финансового фонда и оборудование объединенного архива с общим штатом сотрудников (4)

Передача документов на аутсорсинговое хранение в специализированные коммерческие организации (фирмы), профессионально специализирующиеся на сохранении документов в соответствии с мировыми стандартами обеспечения их безопасности и сохранности.

Эта информационная услуга, которая не могла существовать при тоталитарной государственной системе управления, тем более в сфере архивного дела, оказалась весьма востребованной. В настоящее время количество коммерческих и государственных организаций, желающих обеспечить максимальную защищенность своих документов и минимизировав при этом риски утраты необходимой информации, постоянно растет.

Рост потребности обусловил и рост предложений, таких коммерческих фирм, успешно ведущих бизнес в области организации хранения документов сторонних организаций на договорной основе в настоящее время на рынке архивных услуг несколько. Состав предоставляемых ими архивных услуг достаточно унифицирован: профессиональное хранение документов; защищенное хранение компьютерных данных и резервных копий документов на машинных носителях; сбор у клиента и конфиденциальное уничтожение документов; доставка документов от клиента и к нему из хранилища. В последнее время в состав услуг стали входить: архивная обработка документов; организация документооборота в офисе клиента и другие.

Следует отметить, что первой в этом бизнесе в России, самой крупной и успешной является компания ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр. Компания входит в международную группу компаний OSG с офисами, расположенными в различных странах мира, является членом Международной профессиональной ассоциации PRISM (Professional Records & Information Services Management), Ассоциации Российских Банков, Американской торговой Палаты, Российско-Британской торговой Палаты, Европейского Бизнес Клуба, РОО Гильдии управляющих документацией.

Компанией установлены строгие стандарты качества обслуживания, обеспечения сохранности и безопасности документов, отвечающие требованиям российского законодательства в области архивного дела. В российский сегмент ОСГ эффективно вложены средства на самое современное оборудование архивных хранилищ и внедрение новых технологических разработок в области учета и обеспечения сохранности документов, архивохранилища компании, оборудованы современными системами охранной и пожарной сигнализации, системами пожаротушения, контроля и поддержания необходимого температурно-влажностного режима. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги.

При передаче документов на депозитарное хранение сторонней организации полностью обеспечивается надежная защита информации: архивные хранилища устроены таким образом, что абсолютно невозможно понять, что хранится в том или ином коробе без соответствующего запроса информационной системы. Все хранилища оснащены и специальной охранной системой, которая в случае несанкционированного доступа посылает сигналы тревоги не только на внешний пункт охраны складского комплекса, в местное отделение милиции, но и на мобильный телефон ответственного сотрудника компании.

Итак, аутсорсинговая система хранения документов позволяет достаточно результативно передать значительную часть функций по учету, организации сохранности и поиска информации сторонней организации, а с учетом постоянно растущей цены офисных площадей – это может быть выгодно и экономически не только для коммерческих, но и для государственных организаций. Следует отметить, что правовых ограничений для дальнейшего развития рынка данного вида архивных услуг не имеется.

1) Только с возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV веке от библиотек.

2) После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола Архивный Фонд в 1992г. пополнился документами и этих общественных организаций.

3) До этого государственная политика в области архивного дела определялась в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. №552, по которому архивная служба являлась самостоятельным федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

4) Такой подход широко применялся в 1970-1980гг. для организации хранения кадровой и др. документации в крупных городах и областных центрах.

Для чего же нужны программы-архиваторы и как они могут помочь справиться с большим количеством данных? Из названия явно следует, что программы создают архивы данных примерно так же, как человек в стопку несколько книг, а потом перевязывает их веревкой, чтобы можно было упаковать эти книги, скажем, в коробку. Архиваторы же преобразуют данные, указанные пользователем, для более компактного хранения или переноса на любой доступный носитель информации.

Первоначально программы–архиваторы были востребованы в основном только для отправки данных по тогда еще небыстрым и узким каналам интернета. При модемном соединении время загрузки относительно большого массива данных занимало значительное время. Скажем, отправка средней по размеру картинки или фотографии на почтовый сервер занимала от двух до пяти минут. Однако за то же время можно было загрузить архив, в котором было бы уже несколько картинок. Выгода использования архивирующей программы была очевидна.

В настоящее время архиваторы также востребованы. Изменились параметры сжатия, алгоритмы упаковки данных стали гораздо более сложными и эффективными. Появился специальный софт, ориентированный на работу с определенными видами файлов, которые ранее невозможно было заархивировать.

Необходимо отметить тот факт, что на данный момент существует большое количество универсальных программ для файлов, имеющих триальные версии или полностью бесплатных. Это прежде всего WinRar, WinZip, Winace, 7-zip, Power Archiever. Для получения полностью функциональной рабочей версии большинства из этих программ нужно приобрести лицензионный ключ.

По способу сжатия архивирующий софт подразделяется на типы. Программа «файловый компрессор» умеет эффективно сжимать исполняемый файл с разрешением exe, создавая при этом самораспаковывающийся архив. Другой программный тип - универсальный архиватор - способен запаковать значительное количество информации в один архив, работая со всеми файловыми разрешениями без исключения. В настоящее время это разделение носит несколько условный характер, так как современные программы рассчитаны на универсальное применение, а значит могут соответствовать требованиям любого типа архивации.

Интересно, что несмотря на большой прогресс программного обеспечения, предназначенного для архивации, работа с предварительно сжатыми файлами пока еще неэффективна и нуждается в значительном усовершенствовании. Так, например, замечательные результаты достигаются при упаковке в архив файлов с расширениями txt, doc, exe, bmp. Однако архивация сжатых данных в форматах mp3, avi, jpg пока что осуществляется только за счет служебной информации и составляет всего лишь около 3% от первоначальной суммы информации.

Закрытые архивы — это отсутствие памяти, зияющее белое пятно вместо истории. А если нет истории, то нет и народа. В 1990-х годах архивы активно рассекречивались, белые пятна исчезали, мы узнавали о новых героях или даже святых. Сейчас все повернулось вспять, с каждым годом документы становятся все менее доступны. Кому и зачем нужны закрытые архивы?

Борьба за светлое прошлое

Исторический источник, который является базой для размышлений и сопоставлений, должен быть максимально доступным — это залог объективности выводов как отдельного ученого, так и исторической науки в целом. Однако ситуация, сложившаяся сейчас с доступностью источников, не может гарантировать положительного результата, если под положительным понимать объективность и беспристрастность, а не борьбу с «фальсификацией истории в ущерб интересам России». Четкая направленность в области идеологии — «к славному советскому прошлому» — порождает не только борцов c «мифами», которые с пеной у рта рассказывают о великолепии жизни в бывшем СССР, но и заставляет ограждать доступ к самим источникам верных сведений — к архивам.

Вообще-то даже опубликованных за двадцать пять лет сведений достаточно для того, чтобы канонизировать СССР как восточную деспотию, не всегда очевидные успехи которой стоили миллионов жизней своих граждан; и кроме горестного сочувствия, мы ничего не испытываем, говоря о той печальной эпохе. Но желание доказать недоказуемое — что жизнь в СССР была «хорошей» — движет нашими современниками, особенно теми, кто этой жизни по сути уже и не застал.

То обстоятельство, что не все жители страны были уничтожены войнами и своими же согражданами, не может быть доказательством хорошей жизни — ведь когда-то и народ Израиля выжил в египетском плену, но освобождение от этого плена было величайшим праздником и чудом. Так и избавление от 70-летнего ига под названием «шествие к коммунизму» стало в свое время великим событием; но историческая память стирается, пропаганда борется с «мифами», отмененное лишь в 1861 году рабство оказывается намного более важной генетической константой, нежели пятнадцать лет свободы после развала СССР.

Отсутствие светлого настоящего побуждает бороться уже не за светлое будущее (поборолись уже), а за светлое прошлое. Одним из методов такой борьбы следует признать ограничение доступа исследователей к архивным материалам.

Рассекреченные

Конечно, это невозможно сравнить с советской эпохой, на излете которой, в 1986 году, была принята «Инструкция государственных архивов о работе с секретными материалами», делавшая почти половину всех документов архивного фонда СССР секретными. «Перестройка» неминуемо отразилась и на режиме доступа к архивным документам — начались некоторые послабления, а в августе 1991 года и сам режим неожиданно рухнул. Правда, 14 января в 1992 года президент Б. Н. Ельцин подписывает указ «О защите государственных секретов РФ», а 2 апреля правительство РФ принимает постановление «Вопросы организации защиты государственных секретов РФ», — но причины у этого были совсем не архивными. Для архивной же отрасли освобождение наступило в том же году: 29 апреля 1992 года Коллегия по делам архивов при правительстве РФ принимает временное положение «О порядке доступа к архивным документами и правилах их использования».

Это была революция: государственные архивы становились общедоступными, причем не только для своих граждан, но и для иностранцев; для работы с документами не требовалось писем от организации — достаточно было личного заявления. Все документы, созданные по 1942 год включительно, объявлялись несекретными, для секретных документов объявлялся срок давности в 30 лет, 75 лет составлял срок давности на выдачу документов, составляющих личную тайну. Также была запущена процедура передачи ранее секретных документов из ведомственных архивов в государственные.

Даже приближение такой вольницы, особенно вкупе с распространенным в те годы мнением граждан о необходимости обнародования имен бывших сексотов, не на шутку встревожило КГБ СССР — в конце 1980-х и начале 1990-х в архивах этого ведомства было уничтожено подавляющее большинство дел агентов. Чутье не подвело чекистов — в Германии в 1991 году началась люстрация бывших сотрудников «министерства добра». Подобные попытки были и в России: в 1992 году Галина Старовойтова внесла в Верховный совет законопроект «О запрете на профессии для проводников политики тоталитарного режима», в котором предлагалось ввести профессиональные ограничения для бывших сотрудников аппарата КПСС, сотрудников и агентов КГБ, но принят закон тогда не был; в 1997 году Старовойтова заново подала этот закон, уже как депутат Государственной думы, — но время сильно изменилось, и на этот раз закон не принимается, а в 1998 году его инициатор будет убит у дверей своей квартиры.

В 1992-м, несмотря на сопротивление ведомств, начался процесс передачи дел из бывшего КГБ в государственные архивы, нарастал вал публикаций рассекреченных документов КПСС, активно вводились в научный оборот документы следственных дел репрессированных. 23 июня 1992 Б. Н. Ельцин подписывает указ «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека», где уже все документы указанного свойства объявляются открытыми — до 1991 года включительно. Это была серьезнейшая мера для открытия документов не только времени Большого террора, но и последних десятилетий. Причем этот шаг был крайне важен для Ельцина во внешнеполитическом аспекте — как символ подлинных и необратимых демократических преобразований.

Еще до подписания указа, в том же году, была учреждена специальная комиссия по рассекречиванию документов КПСС, которая в 1992 году рассекретила большой комплекс партийных документов, притом обстоятельства времени позволили раскрыть наиболее скандальные и ранее недоступные. Таким образом, 1990-е годы стали «лихими» и для историков-архивистов.

Было бы, однако, неверно думать, что все население бывшего СССР ринулось разыскивать документы для обличения бывших гэпэушников и их детей — нет. Во-первых, мстительность не в характере русского человека, во-вторых, профессиональные историки, которые по своему призванию должны в прямом смысле ворошить прошлое, намного больше заинтересованы не в сведении счетов с мерзавцами, а в реконструкции истории страны или биографий своих героев. Именно по этим причинам те публикации, которые последовали, не были уж очень многочисленны, что объясняется и малым числом архивистов, и спецификой работы. Показательно, что публикации именно следственных материалов были единовременными, а полное издание одного из самых знаменитых процессов — «Академического дела» (1921-1931) — закончилось на втором томе.

Оттепель закончилась

Как часто бывает в России, хорошие законы не обеспечены подзаконными актами — так и процесс рассекречивания документов, которые перешагнули за 30-летний рубеж, не происходил автоматически, а механизм создан не был. То есть документы 1920-1930-х годов были доступны почти все, но послевоенные материалы партии и архивы МИДа и бывшего КГБ не были доступны в такой мере, а комиссии по рассекречиванию заведомо не были в силах справиться с объемами материалов.

В 1993 году начинается обратное движение — под воздействием спецслужб 21 июля принимается закон «О государственной тайне», следствием которого стала и трудность в снятии грифов секретности. Но поскольку тогда либеральные силы еще имели влияние, через год, 22 сентября 1994-го, президент Ельцин подписывает распоряжение о комиссии по рассекречиванию, которое не дало затормозить процесс. Однако в 1996 году и эта комиссия прекращает работу.

Именно с середины 1990-х годов начинается обратный отсчет: ведомственные архивы МИДа и бывшего КГБ не только перестают передаваться Росархиву, но и перестают рассекречиваться. После такой стагнации было сенсацией, что в 2007 году архивом Министерства обороны были рассекречены материалы, относящиеся ко времени Великой Отечественной войны, да и те не полностью.

Одновременно с середины 1990-х появляется новая тенденция: государство начинает относиться с небывалым пиететом к «тайне личной жизни» своих в основном давно умерших граждан — именно под таким предлогом перестают выдаваться как следственные дела, так и просто архивные документы ведомственных архивов. К счастью, Росархив не имел в те годы ведомственных привычек, и поступившие туда документы были доступны в значительно большей степени. Но до сих пор указы первого президента России остаются неисполненными — привычки народов меняются медленнее, чем названия стран.

Рассекречивание документов с той поры проходит по сложной процедуре, которая не позволяет уже снимать гриф с большого числа дел. Однако личный опыт дает основания сказать, что до начала «нулевых» государственные архивы были вполне благосклонны к исследователям советской истории. Несмотря на специфические трудности архивной работы, дела выдавались, а в случае необходимости проводилась процедура их рассекречивания, часто формальная (мы говорим о документах довоенного времени).

Но и этому пришел конец: с середины 2000-х доступ ко многим документам, оказывается вновь закрытым. Каким-то неизвестным образом все грифы «секретно» и «совершенно секретно», которые казались бессильными свидетелями былых времен, стали заново действовать. Окончательно черта была подведена в 2006 году: принимается закон «О персональных данных» (152-ФЗ от 27.07.2006), который ужесточал правила закона «Об архивном деле в РФ» (125-ФЗ от 22.10.2004), и он вступил в действие в январе 2007 года.

Ныне же действующие правила Росархива предусматривают «ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, о его частной жизни» в 75 лет со дня создания документов. Это означает запрет выдачи практически всех архивных документов, поскольку все они содержат личные данные (например, год рождения или семейное положение).

Выданы не будут

Как же сейчас в действительности обстоит дело с доступностью архивных материалов бывшего СССР? Мы поведем речь о собственной работе историка-архивиста, не обладающего ничем, кроме научной квалификации; возможно, если бы мы имели в кармане книжечку синего или красного цвета, мир архивов был бы к нам приветливее.

Центральные архивы — ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ и т. д. — доступны и даже либеральны, хотя в РГАСПИ некоторые материалы Политбюро остаются закрытыми для историков без «допуска» (которого у нас нет и, вероятно, никогда не будет). Но чем архив удаленнее от центра — тем сложнее в нем будет исследователю. Например, в бывшем партархиве Ленинграда совсем недавно нам не были выданы несколько дел 1920-х годов, мы «подали на рассекречивание», но даже после этого с нескольких дел гриф не был снят — и это с учетом того обстоятельства, что в 1990-х годах они выдавались без всяких ограничений. Оказалось, что после 2005 года любое «грифованное» дело должно быть направлено на рассекречивание — процедуру длительную (по нашему опыту — в среднем полгода) и малопроизводительную — то есть 5-10 дел вы можете направить, но не 100. А поскольку для поиска нужных документов историк часто прибегает к сквозному просмотру порой сотен дел со стандартным названием «протоколы заседаний райкома/горкома/обкома партии» такого-то месяца такого-то года, работа эта ныне затруднена.

Другая сторона — отделы рукописей федеральных книгохранилищ — РГБ и РНБ, которые хотя номинально и составляют часть Архивного фонда РФ, в реальности действуют по своему произволу. В этом году (2012) мы, помня либеральное архивное законодательство, пытались получить доступ к документам по личному заявлению, и в результате в обоих местах с нами были проведены крайне унизительные беседы, исключающие дальнейшую работу без писем организаций (как происходило и в советском прошлом).

Но подобные трудности в отделах рукописей — сущая безделица по сравнению с работой в ведомственных архивах. Не подчиняясь правилам Росархива, они действуют по своим собственным, и в визитерах они не заинтересованы совсем. Они не выдают описи фондов, неизвестен полный состав их документов, все густо окутано «гос. тайной». Несколько лет назад мы послали письмо в центральный архив ФСБ с просьбой дать справку из конкретного следственного дела репрессированного «троцкиста» (дата и причина ареста, дата и формулировка приговора, сведения о реабилитации). Через некоторое время специальной почтой по адресу академического учреждения, которое имело милость в то время заказывать мне статьи для ежегодника РАН, поступило письмо с требованием ответить в течение нескольких дней: действительно ли я работаю для этой организации, а также было разъяснено, что даже для выдачи краткой справки по делу необходимо представить в ЦА ФСБ не только официальное письмо, но и приложить выписку из протокола Ученого совета организации, в котором утверждена тема научной работы «спрашивателя», в которой, в свою очередь, должно быть поименовано лицо, справка о котором будет затребована в архиве. Конечно, академическая организация попросила меня в будущем делать подобные запросы любым другим способом, но самостоятельно.

Как показывает личный опыт, даже несмотря на оговоренные законом 75 лет, скорее всего, никакие следственные дела 1920-1930-х годов вам выданы не будут ни в одном из архивов ФСБ, а если их и выдадут (речь о делах, не подпадающих под действие закона о защите персональных данных, то есть довоенных лет), то вы не сможете увидеть ни показаний третьих лиц, ни доносов, на основании которых был арестован ваш герой, одним словом, «ничего лишнего» — только анкета арестованного, приговор и максимум протокол допроса. Если вы ищете дело не одного репрессированного, а группы таких лиц, то этим вы тем более не обрадуете сотрудников — ведь в действительности всегда (именно так — всегда!) состояние архивных дел таково, что они попадают в категорию «дел, имеющих плохое физическое состояние», то есть все следственные дела, возраст которых более 75 лет, хотя бы в силу сохранности и качества бумаги тех лет, не подлежат выдаче. Иными словами, перспектив у вас не так много.

Но и здесь бывают счастливые эпизоды: в текущем году неожиданным было наше обращение в Петербургский архив ФСБ, где нам, конечно, не выдали на руки никаких дел, но, ограничиваясь мотивированным официальным письмом, предоставили не только нужные справки из конкретных дел, но и приложили копии некоторых документов. И хотя речь ведется о документах начала 1930-х годов, жертв политических репрессий, все равно этот результат стоит признать в настоящих исторических условиях удивительным.

Единственным ведомственным архивом, который хранит документы ХХ века и пока заинтересован в помощи исследователям, стоит признать Архив РАН, причем как в Москве, так и в Петербурге вам скорее помогут, чем станут мешать.

Как можно видеть, ситуация с открытостью архивов прямо отражает ситуацию с открытостью общества и открытости власти. И поскольку никаких послаблений не предвидится как со стороны общества, так и со стороны власти, то и в ситуации с доступностью архивных документов историков неприятные сюрпризы еще только ждут.