Назначение и основные функции табличных процессоров. Общие сведения по excel Главное окно программы: структура
Любой современный пользователь персонального компьютера, который хоть раз сталкивался с пакетом программ Microsoft Office, являющимся на сегодняшний день одним из наиболее популярным, знает, что в данном пакете обязательно присутствует программа MS Excel. Сегодня будет рассмотрено основное понятие электронных таблиц. Также будет дана краткая информация об основных элементах структуры таблиц и некоторых возможностях данной программы.
Что собой представляет табличный процессор Excel?
Первое упоминание о программе Microsoft Excel относится к 1987 году. Именно тогда корпорация Microsoft выпустила известный программный пакет офисных приложений, которые были объединены общим названием MS Office. По сути он представляет собой универсальный инструмент для обработки математических данных любых уровней сложности и разновидностей. С помощью Excel можно решать математические, алгебраические, геометрические, тригонометрические задачи, работать с матрицами, решать сложные системы уравнений и многое другое. Чаще всего программа используется в сфере точных наук. Редактор электронных таблиц Excel обладает таким мощным функционалом, что многие пользователи даже не догадываются о том, насколько мощным является данный пакет программ.
Excel: начало работы
Когда пользователь открывает программу Excel, он видит перед собой таблицу, которая создана из шаблона по умолчанию. Рабочая область окна программы состоит из строк и столбцов. Их пересечение образует ячейки. Основным элементом электронной таблицы в понимании работы с данными любого типа является ячейка. Именно в ней вводятся данные. Каждая ячейка обладает своей нумерацией, которая состоит из порядкового обозначения строки и столбца, однако в разных версиях приложения система нумерации может быть различной.
Так, к примеру, в версии программы 2003 года первая ячейка, которая находится на пересечении столбца А и строки 1, обозначается А1. В версии программы 2010 года данный подход был изменен. Обозначение здесь представлено в виде порядковых чисел и цифр. В строке описания столбцы обозначены как С, а строки как R. Многие пользователи не понимают, с чем связано такое обозначение. На самом деле все довольно просто. Буква R используется потому что это первая буква английского слова Row, что в переводе означает строка или ряд. Буква C используется как первая литера в слове Column.
Используемая информация
Когда говорят, что основным элементом электронной таблицы является ячейка, то речь идет исключительно о вводимой информации – численных значениях, тексте, функциональных зависимостях, формулах и т.д. Информация в ячейках может иметь различный формат. Функция изменения формата ячейки вызывается путем нажатия правой кнопкой мыши. Информация может быть представлена в числовом, текстовом, денежном, процентном, дробном, временном форматах. Также можно задавать различные параметры вида и знаков после запятой.
Exel: структура главного окна программы
Если внимательно взглянуть на главное окно приложения, то можно заметить, что в стандартном варианте в таблице содержится 65536 строк и 256 столбцов. В нижней части окна программы расположены вкладки листов. В новом файле их всего три. Можно задать и большее количество. Если не считать, что в электронной таблице основным элементом является лист, то данное понятие можно отнести к содержанию на листах различных данных, которые могут использоваться при задании функций и формул. Данные операции могут использоваться при создании сложных систем вычислений, таблиц и отчетов.
Стоит отдельно упомянуть о том, что при наличии на разных листах взаимосвязанной информации результат при изменении данных в зависимых ячейках будет вычисляться автоматически без повторного введения функции или формулы, которая выражает ту или иную зависимость констант и переменных. Сверху расположена стандартная панель с несколькими пунктами меню, ниже находится строка формул. Если говорить о тех данных, которые содержатся в ячейках, то можно сказать, что основным элементом электронной таблицы является данный элемент, так как в самой строке отображаются числовые, текстовые данные, которые введены в ячейки или формулы и функциональные зависимости. Строка формул и ячейка в смысле отображения информации это одно и то же Однако для строки неприменимо задание типа данных или форматирование. Она является только средством просмотра и ввода.
Exel: формулы в электронных таблицах
Если же говорить о формулах, то их в программе достаточно много. Некоторые из формул даже совершенно неизвестны пользователям. Чтобы со всеми ними разобраться, необходимо внимательно изучить справочное руководство. В программе предусмотрена специальная возможность автоматизации процесса. При нажатии на кнопку fx, расположенную слева, или на знак = будет показан список, из которого можно выбрать необходимое действие. Это избавит пользователя от необходимости вводить формулы в ручном режиме. Также в системе имеется еще одно часто используемое средство. Это функция автосуммы. Она представлена в виде отдельной кнопки на панели инструментов. Здесь уже не придется вводить формулу. Достаточно просто активировать ячейку в столбце или строке после выделенного диапазона, где предлагается выполнить вычисление, а затем кликнуть по кнопке.
Если речь идет о взаимосвязанных ссылках, то к любому листу или ячейке могут быть прикреплены данные из другого места документа, стороннего файла, интернет-ресурса или исполняемого скрипта. Это дает возможность экономить место на диске и уменьшить исходный размер самих документов. С процессом создания таких связей придется тщательно разбираться. Однако, при желании сделать это довольно легко.
Диаграммы, графики, надстройки
Электронные таблицы MS Excel в плане дополнительных возможностей и инструментов предоставляют пользователю широкий выбор. Если не говорить об исполняемых скриптах Visual basic или Java, то можно остановится на графических визуальных средствах для просмотра результатов анализа. Ясно, что строить график или рисовать диаграмму на основе огромного количества зависимых данных вручную, а затем вставлять данный графический объект в таблицу в форме отдельного файла или прикрепленного изображения вряд ли кому-то захочется.
Именно по этой причине используется автоматическое создание данных объектов с предварительным выбором типа и вида. Строятся графики и диаграммы на основе определенной области информации. При построении диаграмм и графиков можно утверждать, что основным элементом данной электронной таблицы является несколько областей на разных листах и прикрепленных файлах или выделенная область, из которых будут браться значения зависимых и переменных результатов вычислений.
Использование фильтров
В некоторых случаях при работе с электронными таблицами может потребоваться использование специальных фильтров. Фильтры могут устанавливаться на один или несколько столбцов. Это в самом простом варианте позволяет осуществлять поиск информации, значения или текста во всем столбце. Все найденные результаты при совпадении будут показаны отдельно. При обнаружении зависимости, вместе с отфильтрованными данными одного столбца будут показаны остальные значения, которые расположены в других строках и столбцах. Это наиболее простой пример. Каждый пользовательский фильтр имеет собственное подменю со специфичными настройками и определенными критериями поиска.
Заключение
В одной статье рассматривать все возможности редактора электронных таблиц Excel нельзя. Однако обзор дает понять, какие элементы используются в электронных таблицах в качестве основных, и позволяет разобраться с основами работы в этой замечательной программе. Для полного освоения редактора электронных таблиц Excel придется изрядно потрудиться. Ведь очень часто даже сами разработчики не догадываются, на что способно их творение.
Применяя данное пособие на этапе закрепления и формирования практических навыков обучающийся имеет возможность актуализировать теоретические знания, проверить себя по контрольным вопросам, отработать навыки на практических заданиях.
1. Структура электронных таблиц
Электронная таблица – это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, AB и т.п.), заголовки строк – числами (1, 16, 278 и т.п.). Ячейка – место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например, А1, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной. Электронная таблица Excel состоит из 256 столбцов и 16384 строк. B Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных. По умолчанию листы нумеруются “Лист 1”, “Лист 2”, и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменить. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным.
Контрольные вопросы
- Какова структура электронных таблиц?
- Как задается имя ячейки в электронных таблицах?
- Что содержит Лист электронных таблиц Excel?
- Что содержит Рабочая книга электронных таблиц Excel?
Практическое задание.
- Переименуйте и упорядочите листы в электронных таблицах.
2. Ввод данных в ячейку таблицы
Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке. При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и значком . Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекратится и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, - удаляются. Если щелкнуть на кнопке со значком на экран поступит диалоговое окно Мастера функций. Вы можете ввести функцию.
Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов: Нажав клавишу {Enter}; Щелкнув на кнопке с галочкой; Щелкнув мышью на другой ячейке.
Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. Фрагменты содержимого ячеек можно форматировать обычным способом с помощью вкладки [Формат-Ячейки…/Шрифт] или с помощью панели инструментов “Форматирование”. Эксперименты со шрифтом вы можете провести самостоятельно.
Практические задания
- Создайте с помощью EXCEL таблицу умножения (или другую по образцу).
В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку. Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют вид: А1, В3. По умолчанию при наборе формул в Excel используются относительные ссылки. Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $A$1).
Рассмотрим действие абсолютных и относительных ссылок на примере. Пусть нам необходимо вычислить стоимость комплектующих для компьютера в рублях, если известны их цены в долларах и курс рубля.
Копирование формул, содержащих относительные и абсолютные ссылки.
- Ввести в ячейки А5, А6 и А7 названия устройств, а в ячейки В5, В6, В7 их цены в долларах. Ввести в ячейку С2 курс рубля.
- Ввести в ячейку С5 формулу =В5*$C$2, где В5 – относительная ссылка, а $C$2 – абсолютная. Скопировать формулы в ячейки С6 и С7; абсолютная ссылка на ячейку $C$2 останется неизменной а, относительная В5 изменяется на величину смещения от активной ячейки.
Если символ доллара стоит перед буквой (например, $A1), то координата столбца абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, A$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными .
Контрольные вопросы
- В чем заключается отличие абсолютных ссылок от относительных?
- Какие ссылки называются смешанными? Приведите пример.
- В ячейку F13 ввели формулу =F12/$B$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F16. Какая формула содержится в ячейке F16?
- В ячейку В7 ввели формулу =(А6+А7)*$D$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F7. Какая формула содержится в ячейке F7?
- В ячейку D5 ввели формулу =$A5+B$5. Затем эту формулу скопировали в ячейку D2. Какая формула содержится в ячейке D2?
Практические задания
- Проверьте на практике правильность выполнения заданий 3, 4 и 5.
- Откройте лист, где содержится таблица с наименованием устройств и ценой в У.е. Для удобства расчетов переведите цены в рубли по курсу, значение которого вы можете хранить в любой удобной для вас ячейке.
4. Практическое задание. ”Цена устройств компьютера”
В целях приобретения наиболее эффективного компьютера оценить доли, которые составляют цены входящих в него устройств, от общей цены компьютера. Представить результат в виде диаграммы.
Цена устройств компьютера
- Запустите приложение Microsoft Excel. В своей рабочей книге создайте новый лист для выполнения этого практического задания.
- Введите наименования устройств, входящих в компьютер, и их цены в условных единицах. Для удобства расчетов переведем цены в рубли по курсу, значение которого будет храниться в ячейке В1 (или в другой, удобной для вас ячейке).
- Введем в ячейку С4 формулу перевода цены в рубли =$B$1*B4. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В1 для правильного копирования формулы в ячейки С5-С15 с помощью команды [Правка - Заполнить - Вниз]. Подсчитаем в ячейке С16 общую сумму цены компьютера с помощью функции СУММ и определим долю цены каждого устройства в процентах.
- Введем в ячейку D4 формулу определения доли цены устройства в общей цене компьютера =B4/$B$16. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В16 для правильного копирования формулы в ячейки D5-D15.
- Для представления чисел в столбце D в форме процентов необходимо ввести команду [Формат-Ячейка…]. На появившейся панели Атрибуты ячейки в окне Категория выбрать Процент . Данные в таблице можно сортировать по возрастанию или убыванию их значений.
- Для сортировки устройств по алфавиту в порядке возрастания выделить столбцы и стоки таблицы и щелкнуть по кнопке A-Z. (Создайте копии таблицы: по алфавиту наименований устройств, по убыванию цены устройств, по возрастанию цены устройств.). В процессе работы (например, при вводе формул) иногда удобно просматривать содержимое ячеек не в виде чисел, а в виде формул.
- Для просмотра значений в виде формул необходимо ввести команду [Сервис – Параметры…]. В левой части появившейся панели выбрать Документ электронной таблицы-Содержимое. В правой части панели установить флажок Формулы. Для наглядного отображения полученных числовых данных построим диаграмму.
- Выделить область данных и ввести команду [Вставка-Диаграмма]. На появившейся первой панели Автоформат диаграммы (1-4) можно изменить область данных.
- На второй панели необходимо выбрать тип диаграммы (в данном случае Круговая объемная) и расположение ряда данных (в данном случае столбцы). В окне Просмотр демонстрируется вид выбранной диаграммы.
- На третьей и четвертой панелях можно уточнить
детали внешнего вида диаграммы и легенды.
В результате мы получили круговую диаграмму, которая дает наглядное представление о “вкладе” каждого устройства в цену компьютера.
В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствие с заданными условиями. Такие условия называются фильтром . В результате поиска будут найдены те строки, которые удовлетворяют заданному фильтру. Прежде чем начать поиск, необходимо выделить хотя бы одну ячейку с данными. Например, найдем все строки, которые содержат информацию об устройствах стоимостью более 100 У.е. - Ввести команду [Данные-Фильтр-Автофильтр]. В названиях столбцов таблицы появятся раскрывающиеся списки, содержащие стандартные условия поиска. Развернуть список в столбце Цена и выбрать пункт Условие… для ввода пользовательских условий.
- На диалоговой панели Пользовательский автофильтр в полях ввести оператор условия поиска больше и значение 100.
- В результате будут найдены две строки, удовлетворяющие заданному фильтру. (Найдите в таблице устройства, содержащие слово “Дисковод”.)
- Сохранить таблицу с данными и диаграмму на листе Цена устройств.
5. Табулирование и построение графиков функций в ЭТ EXCEL.
Дана функция Y(x)= x 2 -3x+2. Требуется:
Вычислить значения функции Y для значений аргумента х=-5;-4,5;-4;…7;7,5;8;
Построить с помощью EXCEL график функции Y(х) и определить (приблизительно), при каких значениях х значение функции Y(x) равно 0.
Технология решения задачи
|
Электронная таблица – документ Excel – таблица с поименованными колонками и пронумерованными строками.
В каждую ячейку электронной таблицы можно ввести числовую или текстовую информацию, дату и время, гиперссылку, а также формулу расчета или получения данных.
Каждая колонка таблицы имеет имя, заданное буквами латинского алфавита (A , B, C, ..., AA , ..., AB , ..., XFD ), каждая строка – свой номер (1…1048576 ). Текстовая, числовая информация вводится в определенные ячейки таблицы. При этом выражение «ввести в ячейку А1 информацию» означает перейти курсором на ячейку А1 (столбец А строка 1) и набрать необходимую информацию с клавиатуры.
Рабочее пространство электронной таблицы – область окна Excel, предназначенная для ввода информации – окно документа.
Книга Excel – файл Excel 2007.
Лист Excel – рабочая область – область ввода и редактирования информации, представляющая собой таблицу, состоящую из 1048576 строк и 16384 столбцов.
Ячейка таблицы – область электронной таблицы, предназначенная для ввода информации, имеющая свое уникальное имя, состоящее из имени столбца и порядкового номера строки. Например, D1.
Диапазон ячеек – область, характеризующая совокупность ячеек. Формат: верхняя левая ячейка диапазона: нижняя правая ячейка диапазона.
Формула – содержимое ячейки, начинающееся со знака «=» (равно), представляющая собой инструкцию по формированию информации в этой ячейке.
Абсолютная ссылка – адрес ячейки, используемый в формуле, который, при перемещении, копировании не изменяется. Абсолютная ссылка отличается от относительной присутствием знака доллара перед именем столбца и (или) именем строки, что означает фиксированный характер элементов адреса ячейки (номера строки, имени столбца).
Форматирование ячейки электронной таблицы производится через активацию кнопок форматирования, выбор типа и размера шрифта, выбор обрамления или через меню Фор м ат Я чейки , где можно полностью задать формат представления данных в ячейке и ее вид.
Среди базовых технологий Excel можно выделить:
Ввод и редактирование данных.
Ввод формул.
Выделение ячеек.
Копирование и перемещение ячеек листа.
Удаление ячеек и данных в ячейках.
Заполнение ячеек.
Форматирование ячеек.
Копирование форматирования ячеек.
Скрытие и отображение строк и столбцов.
Работа с блоками информации (массивами, именованными диапазонами).
Контроль ввода данных в ячейки.
Поиск и замена информации.
Сортировка списков и таблиц.
Автофильтрация списков и таблиц. Получение итогов в отфильтрованном списке.
Окно ms Excel 2007
При первом запуске Excel на экран выводится окно, содержащее элементы правления, соответствующие стандартной настройке. Это окно условно можно разделить на несколько областей
Рис. Рабочее окно MS Excel 2007.
Области окна Microsoft Excel 2007 при стандартной настройке перечислены ниже.
Вкладка Файл . В версии Файл 2007 у каждого приложения есть такая вкладка, заменившая собой кнопку Файл версии 2007. Набор команд, доступ к которым открывается при щелчке на этой кнопке, позволяет вам выполнять привычные действия. В более ранних версиях офисных программ эти команды находились в меню Файл. Это, в частности, команды создания, сохранения и открытия документов.
Панель быстрого доступа . При создании документов того или иного типа мы часто используем одни и те же команды. Чтобы каждый раз не «блуждать» в поиске нужной команды по всему интерфейсу программы, самые «популярные» команды вынесены на панель быстрого доступа в виде маленьких кнопок с картинками. Эти кнопки носят название инструментов, и щелчок мышью на любой из них приводит к выполнению соответствующей команды Excel. Панель быстрого доступа является настраиваемой. По умолчанию на ней всего три кнопки, но путем настройки на нее можно вывести любое количество команд Excel.
Поле задания имени объекта . Это удобное средство для назначения имен различным объектам таблицы (рисункам, диаграммам, отдельным ячейкам и группам ячеек). В дальнейшем можно осуществлять доступ к именованным объектам по их именам.
Строка формул . В эту строку вы будете вводить формулы для вычисления различных значений. Эта же строка позволяет редактировать текст уже введенной формулы или просматривать его в том случае, если в самой таблице вместо формул отображаются их вычисленные значения.
Кнопки управления основным окном программы . Эти кнопки позволяют развернуть, свернуть в кнопку или закрыть основное окно Excel.
Кнопки управления дочерними окнами программы . Эти кнопки позволяют разворачивать, сворачивать и закрывать отдельные книги Excel внутри основного окна, которое при этом остается открытым.
Заголовки столбцов таблицы . Для доступа к отдельным ячейкам внутри электронной таблицы используются имена ячеек, представляющие собой комбинацию имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Соответственно, имена столбцов отображаются в их заголовках. По умолчанию стандартная таблица Excel 2007 содержит 16 384 столбца, обозначенных сочетаниями букв латинского алфавита, начиная с A и заканчивая XFD.
Номера строк таблицы . По умолчанию стандартная таблица Excel содержит 1 048 576 строк (более миллиона!), пронумерованных подряд. Методика доступа к ячейкам в таблице Excel напоминает игру «морской бой» и не должна вызывать у вас затруднений.
Навигатор по листам книги . Книга Excel по умолчанию содержит 3 таблицы, называемые листами. Но в принципе количество листов в книге не ограничено ничем, кроме объема доступной физической памяти компьютера (поскольку книга загружается в память целиком). Таким образом, листов в книге может оказаться гораздо больше, чем может поместиться в области отображения их ярлычков. В этом случае «прокрутку» ярлычков внутри отведенной для них зоны можно осуществлять при помощи навигатора.
Ярлычки листов . По умолчанию в книге Excel листы имеют имена Лист 1, Лист 2 и Лист 3. Однако пользователь может давать добавляемым листам иные произвольные имена, а также изменять существующие стандартные имена листов.
Строка состояния . В этой строке идентифицируется состояние тех или иных параметров Excel, а также некоторых свойств редактируемого документа. Различные области строки состояния не только являются индикаторами, но одновременно выступают в качестве инструментов. Это значит, что щелчок на некоторых значках строки состояния позволяет изменить соответствующий параметр.
Лента инструментов . В Excel 2007 вы не найдете команд меню, к которым, возможно, уже привыкли в других программах Windows. Все команды, которые можно выполнить в Excel, объединены в группы по функциям и отображаются теперь только в виде красивых значков (инструментов). На первый взгляд эта красота может показаться неудобной, поскольку отсутствует текст. Но не переживайте: при наведении указателя мыши на любой из инструментов вы увидите развернутую и подробную подсказку, которая, безусловно, дает куда больше информации об инструменте (или команде), чем одно-два слова в названии команды меню.
Как показала практика, решение многих задач экономического характера на языках высокого уровня с использованием всего арсенала приемов и методов профессионального программирования - сложное и громоздкое дело. Понадобился принципиально иной подход, и он был найден и воплощен в виде электронных таблиц - инструмента, доступного непрофессионалам. Основная область применения электронных таблиц - это те сферы человеческой деятельности, где информация предоставляется в виде прямоугольных таблиц (планово-финансовых и бухгалтерских документов, учета материальных ценностей и др.), требующих при обработке проведения математических расчетов, откуда, по-видимому, и возник термин «табличный процессор». Отметим, что реляционные базы данных, также представляемые с помощью таблиц, к расчетам, как правило, не приспособлены.
В настоящее время известно много вариантов электронных таблиц: АБАК, Варитаб-86. Суперплан, Multiplan, SuperCalk, QuattroPro, Excel, Lotus 1-2-3 и др. Принципиально все они представляют табличный процессор и разнятся лишь интерфейсом и сервисными возможностями.
Электронная таблица (ЭТ) - это прямоугольная матрица, состоящая из ячеек, кдая из которых имеет свой номер, рис. 1.
Рис. 1.
Номер ячейки определяется обычным координатным способом, например, ячейка ВЗ и т.д.
Группа ячеек (диапазон) задается через двоеточие, например, B3:D4 (или B3..D4) и образует прямоугольник, включающий ячейки ВЗ, СЗ, D3, В4, С4, D4.
В каждую из ячеек можно занести число, формулу (арифметическое выражение) или текст. Если в ячейку ЭТ записана формула, то в исходном состоянии на экране отображается значение этой формулы, а не она сама. Операндами формулы могут быть математические функции, константы, номера ячеек (содержимое ячейки с указанным номером). Ячейка ЭТ имеет сложную «многослойную» структуру, в ней может стоять ссылка на другую ячейку, значение которой является результатом вычислений по другой формуле и т.д.
Примеры функций:
sum(A2:A8) - сумма значений всех ячеек от А2 до А8;
sin(D5) - синус числа из ячейки D5;
cos(F3) - косинус числа из ячейки F3.
Пример формулы:
2.7. * А6 + cos (sum (D5:F7))
Приведенная формула означает, что мы хотим получить результат следующих вычислений: произведение числа из ячейки А6 на 2.7 сложить с косинусом угла, который является суммой чисел из ячеек D5, Е5, F5, D6, Е6, F6, D7, Е7, F7.
Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде графиков, диаграмм, гистограмм и т.д.
Пользователь работает в диалоге со специальной программой, которая позволяет заполнять ячейки нужным ему содержимым (текстами, числами или формулами для расчетов); очищать их, копировать и удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них, в определенном порядке); производить вычисления над всей таблицей или ее частью, сохранять таблицу на диске и распечатывать частично или полностью на бумагу и т.д.
Приведем пример, иллюстрирующий возможности ЭТ.
Формирование зарплатной ведомости.
Так выглядят исходные данные для заполнения электронной таблицы:
Здесь мы имеем дело с тремя типами содержимого ячеек: текст, число, формула. Ввод исходных данных происходит в командной строке. После заполнения таблицы мы увидим на экране:
Обычно работник бухгалтерии, поправив одну из цифр, вынужден был исправлять весь комплект взаимосвязанных документов, куда явно или неявно входил исправленный параметр. С помощью ЭТ такое изменение может быть учтено мгновенно и всюду.
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Основные возможности электронных таблиц:
1) проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
2) автоматизация итоговых вычислений;
3) решение задач путём подбора значений параметров;
4) обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
5) проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
6) подготовка табличных документов;
7) построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
8) создание и анализ баз данных (списков).
Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:
1) Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.
2) Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.
3) Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести
Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.
Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.
При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:
1) Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке Ok.
2) На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке
Создать.
3) Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов
Стандартная.
Рабочее окно MS Excel
Основными элементами рабочего окна являются:
1) Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);
2) Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.
3) Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
4) Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (f x ), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
5) Рабочая область (активный рабочий лист).
6) Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
7) Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
8) Строка состояния.
Структура электронных таблиц
Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой . Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов , каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Л ист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Л ист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.
На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном . Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.
Способы адресации ячеек
В MS Excel имеются три способа адресации ячеек: относительная , как показано выше (A7), абсолютная и смешанная . Признаком абсолютной адресации является знак $.
Если знак $ предшествует имени столбца и номеру строки $C$12, $A$2:$d$24, то это будет абсолютный адрес ячейки или диапазона ячеек. Абсолютная адресация применяется в случаях, когда в формулах необходимо осуществлять ссылку на одну и ту же ячейку (один и тот же диапазон ячеек).
Еслизнак$предшествует имени столбца $B7, то это будет абсолютный адрес столбца. Если знак $ предшествует номеру строки D$23, то это будет абсолютный адреса строки. Это примеры смешанной адресации.
Для изменения способа адресации при редактировании формулы нужно выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. При одном нажатии будет абсолютный адрес ячейки. При двух нажатиях будет абсолютный адрес строки. При трёх нажатиях будет абсолютный адрес столбца. При четырёх нажатиях будет относительный адрес ячейки.
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих основных типов: число , дата и время , текст или формула , а также оставаться пустой.
